Assets
Assets sind die verschiedenen Medien, die täglich in die Datenbank hochgeladen werden. Zu einem Asset gehören auch Metadaten, welche in der Medienverwaltung verwaltet werden. Assets finden Sie im Dashboard oder auf der Seite “Assets verwalten“ in der Medienverwaltung. Auf der Seite “Assets verwalten“ sind die Assets in verschiedene Arbeitspakete unterteilt.
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Offene Arbeitspakete: Diese beinhalten die Pakete, welche zur Kontrolle freigegeben sind oder noch nicht einer Person zugewiesen sind.
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Zugewiesene Arbeitspakete: Diese beinhalten die Pakete, die entweder in Bearbeitung oder in der Übersetzung sind.
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Meine Arbeitspakete: Diese beinhalten die Pakete, die einem selbst zugewiesen wurden, egal ob diese in der Bearbeitung oder Übersetzung sind.
Assets hochladen
Im folgenden Video wird Ihnen gezeigt, wie sie Assets hochladen und die Metadaten erfassen können.
Der Prozess sieht wie folgt aus:
- Per Klick auf den Button “neue Assets hochladen“ kommen Sie auf eine neue Seite, auf der Sie per Drag und Drop Ihre ausgewählten Medien hochladen können.
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Weiter wird Ihnen eine Übersicht der Medien angezeigt und Sie müssen dem Arbeitspaket einen Namen geben. Zudem muss der Publikationsort festgelegt werden. Die Publikationsorte sollten folgendermassen verwendet werden:
- Mediathek = öffentliche Publikation im Portal
- Archiv = Publikation ins Archiv des Mandanten, die Assets sind ausschliesslich in der Medienverwaltung ersichtlich
- Historische Mediathek = öffentliche Publikation historischer Bilddaten im historischen Portal
Mit dem Klick auf “In Mediathek importieren“ wird Ihr Arbeitspaket erstellt.
- Nach kurzer Zeit kommen Sie auf eine neue Seite, auf der Sie Links eine Navigation mit den Punkten für die Metadatenerfassung haben. Im nächsten Abschnitt wird Ihnen erklärt, was bei den unterschiedlichen Seiten zu beachten ist:
Assetdaten eintragen (Beschreibungen, Übersetzungen, etc.)
Basisdaten:
- Diese Daten gelten für alle Assets des Arbeitspaketes
- Alle Felder sind optional
Titel und Beschreibung:
- Für jedes Asset einzeln Titel, Beschreibung und Stichworte angeben
- Speichern nicht vergessen
Ergänzende Beschreibung:
- Für jedes Asset einzeln Asset Typ, Medientyp / Format, Copyright und Urheber angeben
- Die anderen Felder sind optional
Historische Daten
- Für historische Assets hier Datum angeben
- Die anderen Felder sind optional
Assettyp und Lizenzmodelle:
- Asset Typ angeben
- Angaben können über den Button «Individuell bearbeiten» auch einzeln bearbeitet werden
- Informationen zu den unterschiedlichen Lizenzierungen finden Sie unter https://creativecommons.org/
Publikationsdaten:
- Diese Daten werden Ihnen im Abschnitt Assets verwalten genauer beschrieben
Übersetzungen:
- Übersetzung exportieren
- Eine Excel-Datei wird heruntergeladen, die Sie dem Übersetzungsdienst zusenden können.
- Übersetzung importieren
- Die Ausgefüllte Excel-Datei hochladen
- Für jede Sprache gibt es eine neue Excel-Datei. Deshalb diese Schritte für jede weitere Sprache wiederholen
Assets verwalten
Arbeitspakete befinden sich auf der Übersichtsseite “Assets verwalten“ solange sie:
- noch in Bearbeitung sind, da noch nicht auf Publizieren geklickt wurde.
- in der Übersetzung sind.
- zur Kontrolle freigegeben sind.
Es gibt vier verschiedene Publikationsorte:
- Mediathek
- Wenn Sie das Arbeitspaket auf Mediathek stellen, wird das Paket in die Kontrolle gegeben. Das Arbeitspaket wird in der Liste “Offene Arbeitspakete“ angezeigt und muss durch einen anderen Benutzer kontrolliert werden. Erst wenn alle Übersetzungen gemacht sind, wird das Arbeitspaket in der Liste nicht mehr sichtbar sein. Dies dient zur öffentlichen Publikation im Portal.
- Archiv
- Wenn Sie das Arbeitspaket auf Archiv stellen und auf “Publizieren“ klicken, so wird das Paket aufgelöst und die Assets sind ausschliesslich in der Medienverwaltung ersichtlich.
- Historische Mediathek
- Wenn Sie das Arbeitspaket auf Historische Mediathek stellen und auf “Publizieren“ klicken, wird das Paket in die Kontrolle gegeben. Das Arbeitspaket wird in der Liste “Offene Arbeitspakete“ angezeigt und muss durch einen anderen Benutzer kontrolliert werden. Erst wenn alle Übersetzungen gemacht sind, wird das Arbeitspaket in der Liste nicht mehr sichtbar sein. Dies dient zur öffentlichen Publikation von historischer Bilddaten im historischen Portal.
Assets bearbeiten
Um bereits fertige Assets wieder zu bearbeiten, können Sie in der Suche nach den gewünschten Assets suchen. Über das Aktionsmenü können Sie die Medien einem neuen Arbeitspaket hinzufügen. Damit wird das Arbeitspaket neu in der Liste der Zugewiesenen Assets angezeigt.
Schnellbearbeitung
Ein Asset kann neu auch in der Schnellbearbeitung bearbeitet werden. Dazu gehen Sie auf der Seite “Suchen“ in die Detailansicht eines Asstes. Folgende Felder können mit einem Klick auf das Stiftsymbol (dies wird angezeigt, wenn Sie die Maus über das Feld bewegen) bearbeitet werden:
- Titel
- Beschreibung
- Copyright
- Urheber
- Auftraggeber
- Ort
- Stichworte
Andere Felder können nicht schnell bearbeitet werden und müssen wie im Kapitel “Assets bearbeiten“ geändert werden.
Bei der Schnellbearbeitung können jeweils gleich die Felder in den vier Sprachen angepasst werden.
Asset Archivierung
Wenn ein Asset von dem Frontend entfernt werden muss, wird dieses archiviert. Danach ist es nicht mehr öffentlich sichtbar und wird auch in der Suche nicht mehr angezeigt.
Asset löschen
Einzelne Assets können einfach über das Aktionsmenü gelöscht werden. Dazu gehen Sie auf die Detailansicht eines Fotos und klicken, währenddem sich ihre Maus über dem Foto befindet, das Aktionsmenü (drei Punkte). Danach wählen Sie Asset löschen und das Asset verschwindet.
Arbeitspakete verwalten
Der Mandanten Administrator ist der Einzige, welcher Arbeitspakete den Benutzern zuweisen kann. Diese Funktion ist vor allem im Kontrollier-Prozess hilfreich. Denn bevor die Asstes veröffentlich werden können, müssen sie im Vier-Augen-Prinzip kontrolliert werden. Dazu muss der Mandanten Administrator die nicht zugeteilten Arbeitspakete, die zur Kontrolle freigegeben wurden, einem Benutzer zuteilen.
Weiter kann die Funktion auch grundsätzlich hilfreich sein. Arbeitspakete können nur bearbeitet werden, wenn Sie einem selbst zugewiesen wurden. Das heisst, dass im Falle einer Abwesenheit eines Benutzers, der Mandanten Administrator die Arbeitspakete neu an einen anderen Benutzer zuweisen kann und somit der Bearbeitungsprozess nie blockiert wird.
